Hoàn Thành Mọi Việc Không Hề Khó

Cuốn sách “Hoàn Thành Mọi Việc Không Hề Khó” của David Allen cung cấp một hệ thống toàn diện để quản lý công việc và tăng cường hiệu suất làm việc. Tác giả giới thiệu cách tiếp cận “lấy ra” mọi thứ đang chiếm giữ tâm trí bạn, và sắp xếp chúng vào các danh sách công việc và hồ sơ lưu trữ một cách khoa học, hiệu quả. Cuốn sách này không chỉ dừng lại ở việc đưa ra lời khuyên, mà còn cung cấp các công cụ và kỹ thuật cụ thể để thực hiện ý tưởng.

Phần I của cuốn sách đề cập đến tổng quan về hệ thống, giải thích tính cấp thiết và duy nhất của việc sử dụng hệ thống này. Tác giả trình bày các phương pháp cơ bản một cách rõ ràng và súc tích. Phần II chỉ ra cách thực hiện hệ thống, từng bước một, thông qua việc áp dụng các mô hình đã được trình bày. Phần III đi sâu vào miêu tả các kết quả đáng giá và lớn lao mà bạn có thể đạt được thông qua việc áp dụng hệ thống này.

Với những ai muốn tăng cường hiệu suất làm việc và quản lý công việc một cách hiệu quả, cuốn sách này là một nguồn tài liệu quý giá và hữu ích. Bằng cách áp dụng những nguyên tắc và kỹ thuật được đề xuất, bạn có thể cải thiện khả năng tổ chức công việc, giảm căng thẳng và tăng cường hiệu suất làm việc một cách đáng kể. Mời các bạn đón đọc cuốn sách Hoàn Thành Mọi Việc Không Hề Khó của tác giả David Allen

► Đừng bỏ qua sách này nhé:

• Sách Sách Kỷ Luật Không Nước Mắt
• Sách Ngôi Nhà Kỳ Quái
• Sách Giải Trí Đến Chết

Chào mừng bạn đến với Hoàn thành mọi việc – Không hề khó
Chào mừng quý độc giả đến với cuốn sách vàng về cách nhìn thấu đáo các chiến lược để có thêm động lực, thoải mái hơn và hoàn thành nhiều công việc hơn mà ít tốn công sức. Bạn cũng như tôi, luôn mong muốn hoàn thành xuất sắc công việc. Tuy nhiên, bạn cũng sẽ phải nếm trải cuộc sống theo cách mà bạn ngày càng khó nắm bắt, nếu không muốn nói là không thể nắm bắt được khi phải làm việc quá nhiều. Trong thế giới thường ngày của bạn, bạn có thể làm việc hiệu quả trong khi vẫn có cuộc sống đầy thú vị và đam mê.

Tôi cho rằng, hiệu quả là một điều tốt. Những gì bạn đang làm có thể quan trọng, thú vị, hữu dụng, hoặc có thể không, nhưng vẫn phải thực hiện chúng. Trường hợp thứ nhất, bạn muốn thu được càng nhiều lợi nhuận càng tốt từ việc đầu tư thời gian và sức lực của mình. Trường hợp thứ hai, bạn muốn chuyển sang công việc khác càng sớm càng tốt mà không hề bận tâm về những việc chưa hoàn thành.

Và cho dù làm bất cứ công việc gì, chắc chắn là bạn thích được thoải mái hơn, tin tưởng rằng bất cứ việc gì bạn phải làm lúc này chỉ là những việc bạn cần phải làm, như uống bia với đồng nghiệp sau giờ làm việc, ngắm nhìn con đang ngủ say vào nửa đêm, trả lời email hay dành vài phút hỏi thăm và nói chuyện phiếm với các khách hàng tiềm năng sau cuộc họp, chính là những gì bạn cần phải làm, như bạn vẫn đang làm.

Mục đích chính của tôi khi viết cuốn sách này là hướng dẫn cho bạn cách làm việc hiệu quả và thoải mái nhất bất cứ khi nào bạn cần hoặc muốn.

Nghệ thuật giúp cho đầu óc được nghỉ ngơi và sức mạnh của việc loại bỏ sự lo lắng, buồn phiền ra khỏi đầu là một bí quyết của những người vĩ đại.

–Thuyền trưởng J. A. Hatfield

Trong một thời gian dài, tôi và có thể cả bạn, đã tìm câu trả lời cho những câu hỏi: làm gì, khi nào và bằng cách nào? Sau hơn 20 năm phát triển và áp dụng những phương pháp mới để nâng cao năng suất của cá nhân và tổ chức, cùng nhiều năm khảo sát tỉ mỉ khả năng tự phát triển, tôi có thể khẳng định rằng, không có giải pháp duy nhất, một-cho-tất-cả. Không có phần mềm, cuộc hội thảo, nhà hoạch định cá nhân tài ba hay bản báo cáo nhiệm vụ cá nhân nào có khả năng đơn giản hóa một ngày làm việc thông thường của bạn, hoặc đưa ra sự lựa chọn cho bạn hết ngày này sang ngày khác, tuần này sang tuần khác và suốt cuộc đời bạn. Hơn nữa, chỉ khi nào bạn học được cách cải thiện hiệu suất công việc và đưa ra quyết định ở mức độ nào đó, thì bạn mới có thể tiếp tục nhận trách nhiệm và mục tiêu sáng tạo mới. Những khó khăn, thách thức của trách nhiệm, mục tiêu sáng tạo mới không tuân theo bất kỳ công thức đơn giản hay phương pháp thông thường nào để giúp bạn đạt được những điều mình mong muốn.

Nhưng nếu không có cách thức lý tưởng nào có thể hoàn thiện việc tổ chức cá nhân và hiệu suất công việc thì chúng ta vẫn có thể làm cho chúng trở nên dễ thực hiện hơn. Theo thời gian, tôi đã tìm được những điều sâu sắc hơn, có ý nghĩa hơn, quan trọng hơn để tập trung, nhận biết và thực hiện. Tôi đã phát hiện ra những quy trình đơn giản mà ai cũng có thể học hỏi và áp dụng. Những quy trình này sẽ cải thiện đáng kể khả năng tiên phong và tích cực giải quyết các việc trong cuộc sống của chúng ta.

Tiếp theo là việc biên soạn những khám phá về hiệu năng làm việc cá nhân trong hơn hai thập kỷ qua − tài liệu hướng dẫn nhằm tối đa hóa sản lượng sản phẩm và tối thiểu hóa nguyên liệu đầu vào, và cách đạt được nó khi công việc ngày càng nhiều và không rõ ràng. Tôi đã dành hàng nghìn giờ hướng dẫn mọi người ngay tại bàn làm việc của họ, giúp họ tiến hành và sắp xếp công việc. Những phương pháp mà tôi phát hiện ra đã được chứng minh là có hiệu quả cao trong mọi loại hình tổ chức, ở mọi mức độ công việc, và trong nhiều nền văn hóa. Sau 20 năm huấn luyện và đào tạo một số chuyên gia làm việc hiệu quả và tinh vi nhất, tôi biết thế giới đang khao khát các phương pháp này.

Các nhà lãnh đạo hàng đầu đang quan tâm đến việc làm cho “thực thi không ngừng” thấm nhuần vào chính mình và nhân viên như một tiêu chuẩn cơ bản. Họ biết và tôi cũng biết rằng, hết giờ làm việc, đằng sau những cánh cửa đóng, vẫn còn có những cuộc điện thoại không được trả lời, nhiệm vụ chưa được giao, vấn đề chưa được giải quyết, trách nhiệm cá nhân chưa được kiểm soát và hàng tá email chưa trả lời. Nhiều nhà doanh nghiệp đã thành công trong việc giải quyết khủng hoảng và cơ hội mà họ tận dụng được lớn hơn những rắc rối xảy đến. Nhưng với nhịp điệu cuộc sống và kinh doanh hiện nay, sự cân bằng đang là vấn đề cần được xem xét.

Một mặt, chúng ta cần có những công cụ đã được kiểm chứng là có thể giúp con người tập trung năng lực một cách chiến lược và chiến thuật để giải quyết công việc hiệu quả, không để công việc ở tình trạng “xôi hỏng bỏng không”. Mặt khác, chúng ta cần tạo ra môi trường và kỹ năng làm việc để giúp các cá nhân quan trọng và bận rộn nhất không bị kiệt quệ vì căng thẳng. Chúng ta có cần các tiêu chuẩn về phong cách làm việc tích cực để thu hút và giữ chân những nhân viên giỏi nhất và thông minh nhất.

Thông tin này rất cần thiết đối với các tổ chức. Nó cũng rất cần thiết trong trường học, nơi con cái chúng ta vẫn chưa được dạy cách xử lý thông tin, tập trung vào kết quả, hay hành động cụ thể. Và ai cũng đều cần nó để có thể tận dụng tất cả cơ hội có được, nhằm làm tăng giá trị cho cuộc sống chúng ta theo cách tự trau dồi và bền vững.

Sức mạnh, sự đơn giản và hiệu quả của những điều tôi nói trong cuốn Hoàn thành mọi việc – Không hề khó là các kinh nghiệm quý giá nhất được trải nghiệm trong hiện tại, với những tình huống thực tế trong cuộc sống. Cuốn sách đưa vấn đề cốt lõi của nghệ thuật quản lý luồng công việc cá nhân năng động và hiệu năng vào một khuôn mẫu thống nhất. Tôi đã cố gắng sắp xếp chúng theo hướng vừa có thể cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quát, đầy cảm hứng vừa giúp bạn có thể đạt được kết quả tức thì khi làm theo các nguyên tắc này.

Cuốn sách gồm ba phần. Phần I mô tả toàn bộ vấn đề, cung cấp cái nhìn tổng thể về hệ thống và giải thích tính duy nhất và cấp bách của hệ thống, sau đó là phần trình bày các phương pháp luận cơ bản cô đọng, súc tích. Phần II chỉ cho bạn cách thực hiện hệ thống. Phần này giúp bạn tự rèn luyện, từng bước một, trên cơ sở áp dụng các mô hình. Phần III đi sâu, miêu tả các kết quả rõ ràng và lớn lao mà bạn có thể mong chờ khi áp dụng các phương pháp và mô hình vào công việc và cuộc sống.

Tôi muốn bạn kiểm tra các bí quyết trong cuốn sách này, thậm chí thách thức nó. Tôi muốn bạn tự nhận ra rằng, những gì tôi đưa ra không chỉ có thể mà luôn luôn áp dụng được cho chính bạn. Và tôi cũng muốn bạn biết rằng, mọi điều tôi trình bày đều rất dễ thực hiện. Nó không đòi hỏi bất kỳ kỹ năng mới nào. Bạn sẽ biết cách tập trung, cách ghi chép lại mọi việc, cách quyết định kết quả và công việc, cách xem xét các phương án lựa chọn và quyết định lựa chọn. Bạn sẽ thấy của những việc mình đang làm theo bản năng và trực giác là đúng đắn. Tôi sẽ chỉ cho bạn cách thức biến những kỹ năng cơ bản đó thành kết quả. Tôi muốn truyền cảm hứng cho bạn để đưa chúng vào hành vi cư xử mới sẽ xuất hiện trong tâm trí bạn.

Tôi đề cập đến việc huấn luyện và các cuộc hội thảo của tôi trong cuốn sách này. Tôi đã làm việc như một “cố vấn quản lý” độc lập và cho các đối tác nhỏ trong 20 năm qua. Công việc của tôi là đào tạo về hiệu suất công việc cá nhân và tổ chức các cuộc hội thảo dựa trên các phương pháp được trình bày trong cuốn sách này. Tôi (và công ty của tôi) đang hướng dẫn cho hơn một nghìn cá nhân, đào tạo hàng trăm nghìn chuyên gia và tổ chức hàng trăm cuộc hội thảo cho công chúng. Đó chính là nền tảng của những kinh nghiệm và ví dụ điển hình của tôi.

Thật tuyệt vời khi một khách hàng của tôi viết: “Khi tôi áp dụng những nguyên lý của chương trình này thành một thói quen, nó đã cứu vớt cuộc sống của tôi… Khi tôi áp dụng chúng chính xác, chân thực, chúng đã thay đổi cuộc sống của tôi. Đây là một loại vắc-xin chống lại những nhu cầu cấp bách hàng ngày và là liều thuốc giải cho sự mất cân bằng mà nhiều người tự chuốc lấy.”
—
PHẦN I: NGHỆ THUẬT HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC
1. Thói quen mới cho một thực tế mới
Một người có thể giải quyết hiệu quả một lượng lớn công việc với trí óc minh mẫn và khả năng kiểm soát thoải mái, tích cực. Đó là cách tuyệt vời để sống và làm việc ở mức độ hiệu quả và năng suất cao. Nó cũng trở thành phong cách làm việc chính, cần có của các chuyên gia thành công. Bạn đã biết cách làm những công việc cần thiết để đạt được trình độ chuyên môn cao. Tuy nhiên, giống hầu hết mọi người, bạn phải áp dụng các kỹ năng này đúng lúc, hoàn chỉnh và có hệ thống thì mới có thể đạt đến đỉnh cao. Và mặc dù các phương pháp và kỹ năng tôi miêu tả trong cuốn sách này rất thực tế và theo chiều hướng chung, nhưng mọi người cần phải điều chỉnh một vài thói quen làm việc chính trước khi thực hiện hệ thống này. Những thay đổi nhỏ theo yêu cầu − thay đổi cách phân loại và sắp xếp các công việc mà bạn quan tâm − có thể làm thay đổi đáng kể cách tiếp cận công việc hàng ngày của bạn. Nhiều khách hàng của tôi đề cập đến vấn đề này như một sự thay đổi kiểu mẫu rất có ý nghĩa.

Những phương pháp tôi trình bày trong cuốn sách này dựa trên hai mục tiêu chính: (1) thâu tóm mọi việc cần hoàn thành – ngay bây giờ, sau này, một lúc nào đó, việc lớn, việc nhỏ hay bình thường − thành một hệ thống đáng tin cậy và logic ở bên ngoài tâm trí của bạn; và (2) rèn luyện việc quyết định trước và ngoài lề về tất cả những thứ bạn đưa vào cuộc sống để luôn có kế hoạch cho “những công việc tiếp theo” mà bạn có thể thực hiện hay thương lượng lại bất cứ thời điểm nào.

Lo âu là do việc thiếu hụt khả năng kiểm soát, tổ chức, chuẩn bị và hành động.

–David Kekich

Cuốn sách này đưa ra một phương pháp đã được kiểm chứng cho loại hình quản lý luồng công việc hiệu suất cao. Phương pháp này cung cấp các công cụ, bí quyết, kỹ năng và kỹ xảo để thực hiện. Bạn sẽ thấy, các nguyên lý và phương pháp luôn hữu dụng và có thể áp dụng cho bất kỳ việc gì, từ công việc chuyên môn đến cuộc sống đời thường . Bạn có thể kết hợp tất cả những gì tôi miêu tả thành một phong cách làm việc năng động, liên tục trong công việc và cuộc sống. Hoặc bạn có thể sử dụng cuốn sách này chỉ như một cuốn cẩm nang để có được sự kiểm soát tốt hơn khi cần.

Vấn đề: Nhu cầu mới nảy sinh nhưng nguồn lực không đủ

Hầu hết những người tôi gặp đều nói mình có rất nhiều công việc cần phải giải quyết nhưng lại không có thời gian để thực hiện. Trong một khóa học kéo dài một tuần, tôi đã tham khảo ý kiến của một đối tác làm trong một công ty đầu tư toàn cầu lớn. Anh cho biết, trách nhiệm quản lý mới mà mình phải đảm nhiệm khiến cho mối quan hệ gia đình trở nên căng thẳng. Trường hợp khác, một quản lý nhân sự cấp trung bình phải trả lời hơn 150 email một ngày vì công ty của cô đang muốn mở rộng nhân viên khu vực từ 1.100 đến 2.000 người trong một năm, thì cô chỉ có thể được nghỉ ngơi vào những ngày cuối tuần.

Một nghịch lý nổi lên trong thiên niên kỷ mới này là chất lượng cuộc sống được cải thiện, nhưng cùng lúc con người lại bị căng thẳng vượt quá do phải đảm nhận nhiều công việc hơn khả năng. Và hầu hết mọi người đều rơi vào tình trạng thất vọng ở một mức độ nào đó và không biết cách cải thiện tình hình.

Công việc không còn giới hạn rõ ràng

Nhân tố chính làm tăng sự căng thẳng là bản chất công việc thay đổi đáng kể và nhanh hơn chuyên môn, khả năng giải quyết công việc của chúng ta. Chỉ trong nửa cuối thế kỷ XX, những yếu tố cấu thành nên “công việc” trong thế giới công nghiệp hóa đã biến đổi hoàn toàn, từ dây chuyền lắp ráp, chế biến sản phẩm và cung cấp sản phẩm đến những gì mà Peter Drucker gọi rất chính xác là “công việc trí óc”.

Trước đây, công việc rất rõ ràng: cày xới cánh đồng, chế tạo máy móc, đóng gói thùng hộp, vắt sữa bò, khởi động thiết bị. Bạn phải làm những công việc đó − bạn có thể nhìn thấy điều đó. Và cũng dễ dàng biết được công việc đã hoàn thành hay chưa.

Thời gian là một đặc tính tự nhiên khiến các sự vật không diễn ra đồng thời. Nhưng gần đây, điều đó có vẻ không còn chính xác nữa.

–Khuyết danh

Ngày nay, đối với nhiều người, không có giới hạn nào cho các kế hoạch. Hầu hết những người tôi biết đều có ít nhất nửa tá kế hoạch phải hoàn thành, nhưng thậm chí, nếu họ có cố gắng đến hết đời cũng không thể hoàn thành chúng một cách hoàn hảo. Bạn có thể phải đối mặt với những tình huống khó xử như vậy. Cuộc hội thảo đó sẽ diễn ra tốt đẹp như thế nào? Chương trình đào tạo hoặc việc đền bù trọn gói của sếp có hiệu quả ra sao? Bài luận bạn đang viết lôi cuốn đến mức nào? Hội nghị các nhân viên có tác dụng thúc đẩy như thế nào? Nhiệm vụ của việc tái tổ chức ra sao? Và có bao nhiêu dữ liệu có sẵn liên quan giúp cho công việc tiến hành tốt hơn? Câu trả lời cho câu hỏi cuối cùng là, số lượng vô hạn và dễ dàng tiếp cận trên mạng.

Mặt khác, việc thiếu giới hạn có thể tạo ra nhiều công việc cho mọi người. Nhiều kết quả của tổ chức ngày nay đòi hỏi sự giao tiếp chéo, hợp tác và ràng buộc giữa các phòng ban. Mô hình tháp văn phòng cá nhân đang sụp đổ và cùng với đó là việc không phải đọc email gửi kèm từ phòng marketing, phòng nhân sự hay từ một ủy ban đặc nhiệm nào đó.

Công việc luôn thay đổi

Nhìn chung, tình trạng tan rã của các kế hoạch và công việc gây ra khó khăn, thách thức cho bất kỳ ai. Nhưng hiện tại, chúng ta phải thêm vào phương trình đó định nghĩa công việc được thay đổi thường xuyên. Tôi liên tục đưa ra câu hỏi trong các cuộc hội thảo của tôi là: “Ai trong số các bạn chỉ làm những công việc mình được thuê làm?” Chỉ có một vài cánh tay giơ lên. Cũng mơ hồ như một công việc không có giới hạn, nếu bạn có cơ hội gắn bó lâu với một công việc được miêu tả cụ thể, bạn có thể nắm được những gì cần làm − số lượng bao nhiêu, ở mức độ nào − để giữ cho mình luôn tỉnh táo. Nhưng ít người có được điều đó vì hai lý do sau:

1. Những tổ chức mà chúng ta đang tham gia có một mô hình cố định với những mục tiêu, sản phẩm, đối tác, khách hàng, thị trường, công nghệ và ông chủ luôn thay đổi. Theo quy luật tự nhiên, tất cả các yếu tố này ảnh hưởng đến các cấu trúc, hình thức, quy tắc và trách nhiệm.

Càng vội vàng, tôi càng tụt hậu.

–Khuyết danh

2. Chuyên gia cấp trung bình ngày nay có xu hướng trở thành nhân viên tự do. Họ thay đổi sự nghiệp thường xuyên như thế hệ cha mẹ họ thay đổi công việc. Thậm chí, những người ở độ tuổi 40, 50 cũng cố gắng phát triển liên tục. Mục tiêu của họ là hội nhập sâu rộng vào xu thế chính của thời đại được bao trùm bởi những thứ như “phát triển trình độ chuyên môn, quản lý và quản trị” − điều này đơn giản có nghĩa là họ sẽ không tiếp tục làm những gì đã làm trong một thời gian dài.

Chúng ta chưa bao giờ thật sự chuẩn bị cho những điều hoàn toàn mới. Chúng ta phải điều chỉnh bản thân và mỗi sự điều chỉnh đều là một sự khủng hoảng lòng tự trọng: trải qua thử thách, chứng minh bản thân. Chúng ta cần thêm sự tự tin để đối mặt với những thay đổi lớn mà không run sợ.

–Eric Hoffer

Hiếm có thứ gì rõ ràng, có giới hạn trong một thời gian dài, công việc của chúng ta là gì, đầu vào thế nào hoặc bao nhiêu là phù hợp để hoàn thành tốt công việc. Chúng ta tiếp nhận một lượng lớn thông tin từ thế giới bên ngoài và sản sinh ra một lượng tương đương những ý tưởng và cam kết với chính mình hoặc với người khác từ thế giới nội tâm. Và chúng ta chưa được trang bị tốt để hoàn thành những cam kết này.

Chỉ những mô hình cũ và thói quen thôi không đủ

Nền giáo dục chuẩn mực, mô hình quản lý thời gian truyền thống hay sự thừa thãi công cụ tổ chức sẵn có như sổ tay kế hoạch cá nhân, phần mềm Microsoft Outlook, phương tiện trợ giúp kỹ thuật số cá nhân cầm tay (PDAs) cung cấp cho chúng ta phương tiện khả thi để đáp ứng những nhu cầu mới. Nếu sử dụng bất kỳ một quy trình hay công cụ này, bạn sẽ nhận thấy chúng không thể phù hợp với tốc độ, sự phức tạp và sự thay đổi những yếu tố ưu tiên vốn có trong công việc bạn đang làm. Khả năng thành công, thoải mái và chỉ đạo trong suốt khoảng thời gian đầy sáng tạo nhưng cũng đầy lo âu này đòi hỏi những cách nghĩ và cách làm mới. Nhu cầu lớn về các phương pháp, công nghệ và thói quen làm việc mới giúp chúng ta đạt đến đỉnh cao.

Gió và sóng biển luôn luôn là bạn đồng hành với những người đi biển tài năng.

–Edward Gibbon

Những phương pháp quản lý thời gian và tổ chức cá nhân truyền thống rất hữu dụng trong thời đại của chúng ta. Chúng cung cấp nhiều kiến thức tham khảo hữu ích cho lực lượng lao động mới nổi lên từ phương thức dây chuyền lắp ráp công nghiệp sang một hình thức công việc mới, bao gồm sự lựa chọn công việc phải làm và sự sáng suốt biết khi nào nên làm. Khi “thời gian” trở thành một yếu tố lao động, cuốn lịch cá nhân trở thành công cụ làm việc then chốt (thậm chí vào những năm 1980, nhiều chuyên gia coi việc có cuốn lịch bỏ túi là yếu tố cốt lõi đánh giá cách làm việc có tổ chức. Ngày nay, nhiều người vẫn cho rằng cuốn lịch cá nhân là công cụ chính để kiểm soát công việc). Cùng với sự thoải mái thời gian là sự cần thiết phải lựa chọn đúng công việc phải làm. Những mã số ưu tiên “ABC” hay danh sách “những việc phải làm” hàng ngày là những kỹ năng chính giúp con người sắp xếp công việc khoa học. Nếu được tự do quyết định công việc phải làm, bạn cũng phải có trách nhiệm lựa chọn đúng dựa trên “những công việc ưu tiên” của mình.

Những điều bạn có thể đã khám phá, ở mức độ nào đó, là một cuốn lịch, mặc dù quan trọng, cũng chỉ có thể quản lý thật sự hiệu quả một phần nhỏ những việc bạn cần phải tổ chức sắp xếp. Danh sách những việc phải làm hàng ngày và mã số ưu tiên được đơn giản hóa không đủ để giải quyết khối lượng và sự thay đổi khối lượng công việc của một chuyên gia cấp trung bình. Công việc của con người ngày càng nhiều hơn, bao gồm hàng tá hay thậm chí hàng trăm email một ngày, với đòi hỏi không được bỏ qua một yêu cầu, một lời phàn nàn hay đơn đặt hàng nào. Một vài người có thể (thậm chí nên) lập mã số ưu tiên “A”, “B”, “C”, hay lập danh sách những việc phải làm từ trước khiến cuộc gọi điện thoại bất ngờ hay sự làm phiền của ông chủ không thể hoàn toàn phá bỏ.

“Bức tranh tổng thể” chống lại thực chất vấn đề

Ở khía cạnh khác, số lượng khổng lồ các cuốn sách kinh doanh, mô hình, hội thảo và các chuyên viên, cố vấn cố sức bảo vệ “tầm nhìn lớn hơn” như một giải pháp để giải quyết những rắc rối trong thế giới phức tạp của chúng ta. Làm rõ những mục tiêu và giá trị chính, từ đó suy nghĩ, sắp xếp, tìm ra phương thức và định hướng công việc của chúng ta. Tuy nhiên, trong thực tế, việc tính toán những giá trị mang tính chủ ý và quá thường xuyên sẽ không đạt được kết quả như mong đợi. Rất nhiều nỗ lực thất bại vì một hoặc cả ba lý do sau:

1. Sao nhãng công việc hàng ngày, hàng giờ khiến bạn không thể tập trung triệt để vào công việc.

2. Hệ thống tổ chức cá nhân không hiệu quả tạo nên khó khăn cho việc đảm nhận kế hoạch và mục tiêu lớn hơn; và các dự án, mục tiêu không được quản lý tốt sẽ dẫn đến nhiều sự sao nhãng và căng thẳng hơn.

3. Khi những giá trị và mức độ cao hơn được xác định rõ, nó sẽ nâng cao tiêu chuẩn của chúng ta, giúp chúng ta nhận thấy cần phải thay đổi nhiều thứ. Chúng ta đã phản ứng rất tiêu cực với hầu hết những gì phải làm. Và điều gì tạo nên phần lớn công việc trong danh sách những việc cần làm ngay? Chính là giá trị của chúng ta!

Việc tập trung vào kết quả và giá trị cơ bản là bài tập quyết định. Nhưng điều đó không có nghĩa là có ít việc phải làm hơn, hay ít thách thức hơn trong quá trình hoàn thành công việc, mà ngược lại. Ví dụ, đối với giám đốc nhân lực, quyết định giải quyết vấn đề chất lượng cuộc sống công sở để thu hút và giữ chân nhân tài không giúp công việc trở nên đơn giản hơn.

Khía cạnh còn thiếu trong nền văn hóa mới của công việc tri thức là một hệ thống với những hành vi ứng xử và công cụ nhất quán sẽ rất hiệu quả khi công việc thật sự diễn ra. Hệ thống này phải kết hợp với kết quả suy luận về bức tranh tổng thể cũng như những chi tiết nhỏ nhất. Nó quản lý nhiều tầng bậc công việc ưu tiên. Nó duy trì việc quản lý hàng trăm lượng đầu vào mới mỗi ngày. Hệ thống này phải tiết kiệm nhiều thời gian và sức lực hơn để duy trì nó. Nó phải giúp cho việc hoàn thành công việc trở nên dễ dàng hơn.

Cuộc sống bị chối bỏ bởi sự thiếu quan tâm, dù đó là việc lau cửa sổ hay cố gắng viết một kiệt tác.

–Nadia Boulanger

Lời hứa: “sự sẵn sàng“ của võ sĩ

Nếu tình trạng quản lý cá nhân của bạn được kiểm soát hoàn toàn ở mọi cấp độ và mọi thời điểm thì hệ thống sẽ phản ánh những gì? bạn có thể hoàn toàn chú tâm vào bất kỳ việc gì sắp tới, với sự lựa chọn của chính bạn và không bị sao nhãng không?

Điều đó có thể. Có một cách giúp bạn làm chủ công việc với sự thoải mái và làm nhiều việc có ý nghĩa chỉ bằng nỗ lực tối thiểu. Bạn có thể biết được điều mà các võ sĩ gọi là “tâm tĩnh như nước” và các vận động viên đề cập đến như các “vùng” trong thế giới phức tạp mà bạn đang sống.

Đó là điều kiện làm việc, hoạt động và tồn tại với tâm trí thoải mái và những điều tích cực đang diễn ra. Đó là trạng thái mà mọi người có thể dễ dàng tiếp cận và ngày càng cần thiết để giải quyết hiệu quả mọi khó khăn của cuộc sống trong thế kỷ XXI. Đó sẽ là điều kiện mà các chuyên gia hàng đầu cần có nếu muốn duy trì sự cân bằng và sản lượng đầu ra ổn định trong công việc. Tay đua thuyền đẳng cấp quốc tế Craig Lambert đã miêu tả cảm giác của mình trong tác phẩm Mind Over Water (Coi chừng nước), xuất bản năm 1998, như sau:

Những tay đua thuyền gọi trạng thái không ma sát này bằng một từ: lắc lư… Nhớ lại niềm vui trong buổi sáng ngồi trên chiếc xích đu ngoài sân sau: một vòng chuyển động dễ dàng, đà đến nhờ sự lắc lư. Chiếc xích đu làm chúng ta chuyển động, chứ không phải do chúng ta đẩy nó. Chân chúng ta đạp cho vòng cung lên cao hơn nhưng chính trọng lượng mới làm hầu hết mọi việc. Chiếc thuyền làm chúng ta lắc lư. Chiếc thuyền chuyển động nhanh: tốc độ nằm ở đường đi và bản chất của nó. Công việc của chúng ta đơn giản chỉ là không gây cản trở nó đi nhanh hơn. Quá cố gắng có thể ảnh hưởng tốc độ của thuyền. Sự cố gắng trở thành sự đấu tranh và sự đấu tranh tự phá hủy nó. Nhiều người phấn đấu trở thành quý tộc, nhưng nỗ lực của họ cho thấy họ không làm được điều đó. Những nhà quý tộc không phải phấn đấu, mà họ đã đạt được. Sự lắc lư là trạng thái đã đạt được.

Sự so sánh “tâm tĩnh như nước”

Trong môn võ karate, có một hình ảnh được sử dụng để định nghĩa sự hoàn toàn sẵn sàng: “tâm tĩnh như nước”. Hãy tưởng tượng bạn ném một hòn đá vào mặt ao tĩnh lặng. Mặt nước như thế nào? Câu trả lời là, phản ứng của nó hoàn toàn tương xứng với lực tác động của hòn đá, sau đó mặt nước trở lại tĩnh lặng. Nó không phản ứng quá mãnh liệt và không quá nhẹ nhàng.

Sức mạnh của một cú đấm karate là ở tốc độ chứ không phải sức mạnh cơ bắp. Đó là lý do những người nhỏ bé có thể học cách dùng tay phá vỡ tấm bảng hay những viên gạch. Đó chỉ là khả năng tạo ra cú công kích tập trung cùng với tốc độ nhanh. Nhưng căng thẳng sẽ khiến cơ bắp chậm chạp. Do đó, việc đào tạo võ thuật ở cấp độ cao đòi hỏi sự cân bằng và thoải mái, cũng như làm bất cứ việc gì. Giữ tâm trí thanh tịnh và luôn linh hoạt là yếu tố then chốt.

Khi tâm trí bạn trống rỗng, nó luôn sẵn sàng với bất cứ việc gì và luôn cởi mở với mọi thứ.

–Shunryu Suzuki

Sự phản ứng không phù hợp với các email, nhân viên, kế hoạch, tạp chí chưa đọc, ý nghĩ về những việc bạn cần làm, con cái hay ông chủ sẽ mang lại kết quả không như mong muốn. Hầu hết mọi người đều quan tâm ít hơn hoặc nhiều hơn mức phù hợp, đơn giản vì họ không làm việc với “tâm tĩnh như nước”.

Bạn có “trạng thái làm việc năng suất” khi cần không?

Hãy nghĩ đến lần bạn cảm thấy làm việc đạt năng suất cao. Bạn có cảm giác được kiểm soát; không bị căng thẳng; tập trung cao độ vào công việc; thời gian trôi nhanh và bạn cảm thấy sự tiến bộ đáng kể nhằm hướng tới một kết quả có ý nghĩa. Bạn muốn có nhiều hơn những trải nghiệm như vậy không?

Nếu bạn bị mất trạng thái đó − và bạn cảm thấy mất kiểm soát, căng thẳng, không tập trung, buồn chán và bế tắc − bạn có thể quay trở lại trạng thái cũ không? Những phương pháp trong Hoàn thành mọi việc – Không hề khó sẽ chỉ cho bạn cách trở lại trạng thái “tâm tĩnh như nước” với tất cả nguồn lực và khả năng của bạn hoạt động tối đa.

Có một thứ chúng ta có thể làm, và người hạnh phúc nhất là người có thể làm công việc đó trong khả năng của mình. Chúng ta có thể hoàn toàn sẵn sàng. Mọi người đều có thể ở trong trạng thái này. Chúng ta có thể… dành toàn bộ sự quan tâm cho các cơ hội phía trước.

–Mark Van Doren

Nguyên tắc: Giải quyết hiệu quả những cam kết của bản thân

Tôi đã khám phá ra một nguyên tắc cơ bản sau hơn 20 năm huấn luyện và đào tạo là hầu hết mọi căng thẳng là do sự quản lý không hợp lý các cam kết thực hiện hay thừa nhận của bản thân. Thậm chí, những người không bị căng thẳng cũng sẽ cảm thấy thoải mái, tập trung và làm việc hiệu quả hơn khi biết cách kiểm soát hiệu quả những “nút thòng lọng để mở” của cuộc đời mình.

Bạn có thể cam kết nhiều với bản thân, và bất kỳ cam kết cá nhân nào − dù lớn hay nhỏ  đều được phần kém ý thức trong con người bạn theo dõi. Đó là những “việc không hoàn thành” hay “nút thòng lọng để mở” mà tôi định nghĩa là bất cứ thứ gì thu hút sự chú ý của bạn, nhưng sự chú ý đó không đúng nơi, đúng cách. Nút thòng lọng để mở bao gồm mọi thứ, từ những việc lớn lao như “xóa bỏ nạn đói” đến việc khiêm tốn hơn “thuê trợ lý mới” hay việc nhỏ nhặt nhất như “thay bút thử điện”.

Hiện tại, bạn dường như có cam kết với bản thân nhiều hơn bạn nghĩ. Hãy cân nhắc xem có bao nhiêu việc bạn cho là chưa cần phải thay đổi, hoàn thành, xử lý hay làm một điều gì đó. Ví dụ, bạn cam kết sẽ trả lời tất cả email, hộp thư thoại,… Và chắc chắn bạn phải làm rõ trách nhiệm của mình, xác định rõ mục tiêu và định hướng, quản lý sự nghiệp và cân bằng cuộc sống nói chung. Bạn đã chấp nhận trách nhiệm về mọi việc trong cuộc sống và công việc của bản thân ở mức độ nào đó. Đó cũng là một nút thòng lọng mở.

Để giải quyết hiệu quả tất cả công việc, đầu tiên, bạn phải xác định và thu thập các thông tin cần thiết theo một cách nào đó và sau đó, lập kế hoạch xử lý những thông tin này. Đó dường như là việc làm đơn giản, nhưng trên thực tế, hầu hết mọi người đều không biết cách thực hiện phù hợp.

Những yêu cầu cơ bản để quản lý các cam kết

Việc quản lý tốt các cam kết đòi hỏi phải có một số hành động và hành vi cư xử cơ bản như:

• Trước tiên, bất cứ việc gì bạn quan tâm nhưng chưa hoàn thành đều phải được đặt trong một hệ thống đáng tin cậy bên ngoài tâm trí bạn. Tôi gọi nó là một giỏ thu thập thông tin mà bạn sẽ phải trở lại thường xuyên và phân loại chúng.

• Thứ hai, bạn phải làm rõ mình cam kết gì và quyết định phải làm những gì để lập kế hoạch hoàn thành công việc.

• Thứ ba, khi bạn đã quyết định tất cả công việc cần thực hiện, bạn phải kiểm soát chúng một cách có tổ chức trong hệ thống mà bạn thường xuyên xem xét lại.

Bài tập quan trọng để kiểm tra mô hình trên